Ihr Telefon klingelt weiter. Nur nicht mehr bei Ihnen.
heytalo Call ist die Telefonanlage für Hausverwaltungen – mit einem KI-Assistenten, der Ihre Liegenschaften, Mieter und Vorgänge kennt. Rund um die Uhr, direkt verbunden mit heytalo.
- Gehostet in Deutschland
- Tief integriert in heytalo
- Bestehende Nummer bleibt
Mieter · +49 6251 •••• 12
Hauptnummer · KI nimmt an
Hinweis: Sie sprechen mit einer KI. Hausverwaltung Berger, guten Tag – wie kann ich helfen?
Der Alltag in der Verwaltung
Das Telefon ist Ihr wichtigster Kanal. Und Ihr größter Zeitfresser.
Mieter, Eigentümer, Handwerker – alle rufen an. Und jedes Gespräch kostet Konzentration, die an anderer Stelle fehlt.
Das Telefon unterbricht alles
Jeder Anruf reißt Ihr Team aus der Arbeit – oft für Fragen, die sich in einer Minute beantworten ließen.
Nach 17 Uhr klingelt es ins Leere
Schäden passieren nicht zu Bürozeiten. Mieter landen auf dem Anrufbeantworter, Eigentümer warten bis Montag.
Wissen landet auf Post-its
Was am Telefon besprochen wurde, erreicht selten den Vorgang. Rückfragen und Doppelarbeit sind die Folge.
So funktioniert's
Vom Anruf zum erledigten Vorgang.
heytalo Call nimmt ab, versteht das Anliegen und erledigt, was sich erledigen lässt. Ihr Team steigt erst ein, wenn es wirklich gebraucht wird.
- 1
Anruf kommt an
Auf Ihrer bestehenden Nummer – zu jeder Uhrzeit, auch parallel.
- 2
KI versteht das Anliegen
Der Assistent stellt sich als KI vor und fragt gezielt nach, was er braucht.
- 3
Kontext aus heytalo
Liegenschaft, Einheit, Zuständigkeit und offene Vorgänge – alles ist bekannt.
- 4
Erledigt oder übergeben
Frage beantwortet, Vorgang angelegt oder direkt zum zuständigen Betreuer verbunden.
Der KI-Assistent
Spricht wie Ihre Verwaltung. Weiß, was Ihre Verwaltung weiß.
Kein generischer Chatbot am Telefon, sondern ein Assistent, der auf Hausverwaltung spezialisiert ist – mit klaren Regeln und Ihrem freigegebenen Wissen.
Freigegebene Antworten
Der Assistent spricht nur Antworten, die Ihr Team freigegeben hat. Kein Rätselraten, keine erfundenen Auskünfte.
Geführte Fachabläufe
Für typische Anliegen fragt die KI strukturiert nach – mit höchstens einer Rückfrage pro Schritt.
Notfälle sicher erkennen
Bei Gasgeruch oder akuter Gefahr nennt der Assistent sofort die richtige Notrufnummer – klar und ohne Umwege.
Übergabe an Menschen
Wenn es persönlich werden muss, verbindet die KI zum zuständigen Betreuer – mit Zusammenfassung vorab.
Ihre Stimme, Ihr Ton
Begrüßung, Stimme und Sprechtempo stellen Sie selbst ein. Mieter dürfen unterbrechen, die KI hört zu.
Klare Grenzen
Keine Rechtsberatung, keine Daten über Dritte, Manipulationsversuche werden abgewehrt. Fest eingebaut.
Die Telefonanlage
Und ganz nebenbei: ein richtig gutes Telefon.
heytalo Call ersetzt nicht Ihr Team, sondern gibt ihm Ruhe. Alle Funktionen einer modernen Cloud-Telefonanlage – gebaut für die Abläufe einer Hausverwaltung.
Persönlicher Telefonzugang
VerbundenEigentümer · Parkweg 4
Eingehend · Zuständig: Sie
Nebenstellen für Ihr Team
Jede Kollegin, jeder Kollege mit eigener Durchwahl – im Browser, ohne Hardware.
Routing nach Liegenschaft
Anrufer landen beim zuständigen Betreuer – je nach Objekt und Erreichbarkeit.
Tagsüber Mensch, danach KI
Sie bestimmen, wann die KI übernimmt: nach Feierabend, bei Überlauf oder immer.
Eine Nummer nach außen
Gemeinsame Absendernummer für alle – Rückrufe landen immer bei der Verwaltung.
Transkript statt Abhören
Jedes Gespräch als Text mit Zusammenfassung. Aufzeichnung nur mit Einwilligung.
Tippen statt sprechen
Sie tippen, die Stimme spricht für Sie – ideal im Großraumbüro oder unterwegs.
Tief integriert in heytalo
Ein Telefon, das Ihre Verwaltung kennt.
Andere KI-Telefone nehmen Nachrichten auf. heytalo Call arbeitet mit Ihren Daten – und erledigt Anliegen direkt im Gespräch.
Anrufer erkennen
Nummer, Mieter, Einheit – der Assistent weiß, mit wem er spricht.
Rückfragen beantworten
Status zum Vorgang, Termine, Zuständigkeiten – direkt aus heytalo.
Dokumente verschicken
Nebenkostenabrechnung, Hausordnung oder Formulare – per E-Mail, noch während des Gesprächs.
Vorgänge anlegen
Schadensmeldungen landen als fertiger Vorgang mit Transkript, Priorität und Zuständigkeit.
heytalo · Vorgang #4711
Rückfrage Nebenkosten
Am Rosengarten 7 · WE 5
08:12
Anruf von M. Schneider (Mieterin, WE 5)
08:12
Frage zur Nebenkostenabrechnung 2025 erkannt
08:13
Abrechnung als PDF per E-Mail versendet
08:14
Gespräch beendet · Vorgang automatisch abgeschlossen
KI-Zusammenfassung
Mieterin hatte die Abrechnung nicht erhalten. Identität über Rufnummer und Einheit bestätigt, Dokument an die hinterlegte E-Mail-Adresse gesendet. Keine weitere Aktion nötig.
Datenschutz & Vertrauen
Gespräche Ihrer Mieter gehören nicht ins Silicon Valley.
Wir haben heytalo Call so gebaut, wie wir es als Verwalter selbst erwarten würden: transparent, sicher und in Deutschland betrieben.
Gehostet in Deutschland
Sprach-KI auf eigenen Servern. Audiodaten verlassen unsere Infrastruktur nicht.
KI-Hinweis Pflicht
Jedes Gespräch beginnt mit einem festen Hinweis. Transparenz, wie sie der EU AI Act verlangt.
Aufnahme nur mit Einwilligung
Opt-in per Tastendruck, dokumentierter Nachweis und automatische Löschung.
DSGVO von Anfang an
Verschlüsselte Zugänge, Audit-Log, Transkripte abschaltbar. Made in Bensheim.
Beta-Programm
Gestalten Sie heytalo Call mit.
Wir starten mit einer kleinen Gruppe von Hausverwaltungen, die Lust haben, Telefonie neu zu denken. Von Verwaltern gebaut – und täglich im Einsatz in unserer eigenen Verwaltung.
Jetzt bewerbenPersönliches Onboarding
Wir richten heytalo Call gemeinsam mit Ihnen ein – Nummern, Wissen, Zuständigkeiten.
Einfluss auf die Roadmap
Ihre Abläufe prägen das Produkt. Direkter Draht zu den Entwicklern, kurze Wege.
Konditionen für Gründungskunden
Early Adopter sichern sich besondere Konditionen für den Start nach der Beta.
FAQ
Häufige Fragen
Muss ich meine Telefonanlage oder Nummer wechseln?+
Nein. heytalo Call lässt sich per SIP-Trunk an bestehende Anlagen anbinden, Ihre Rufnummern bleiben erhalten. Auf Wunsch übernimmt heytalo Call auch komplett die Rolle Ihrer Telefonanlage.
Merken Anrufer, dass sie mit einer KI sprechen?+
Ja – und zwar bewusst. Jedes Gespräch beginnt mit einem festen Hinweis, dass eine KI spricht. Wer lieber mit einem Menschen sprechen möchte, wird verbunden oder bekommt einen Rückruf.
Was passiert, wenn die KI eine Frage nicht beantworten kann?+
Der Assistent beantwortet nur Fragen, für die es eine von Ihnen freigegebene Antwort gibt. Alles andere nimmt er strukturiert auf und übergibt es an Ihr Team – als Vorgang oder als direkte Weiterleitung.
Brauche ich heytalo, um heytalo Call zu nutzen?+
Die volle Stärke entfaltet heytalo Call mit heytalo: Anrufer erkennen, Vorgänge anlegen, Dokumente verschicken. Die Telefonanlage und der KI-Assistent funktionieren aber auch eigenständig. Sprechen Sie uns an.
Wo werden die Gesprächsdaten verarbeitet?+
Spracherkennung, KI und Sprachausgabe laufen auf eigenen Servern in Deutschland. Es gibt keine Weitergabe von Audiodaten an amerikanische KI-Anbieter. Aufzeichnungen erfolgen nur mit Einwilligung.
Was kostet heytalo Call?+
Während der Beta sprechen wir die Konditionen individuell mit unseren Early Adopters ab. Gründungskunden erhalten besondere Konditionen für die Zeit nach der Beta.
Early Access
Werden Sie Early Adopter.
Die Plätze in der Beta sind begrenzt. Erzählen Sie uns kurz von Ihrer Verwaltung – wir melden uns innerhalb eines Werktags.
- Unverbindlich und kostenlos bewerben
- Persönliches Kennenlernen mit dem Gründerteam
- Start mit einer Nummer – Ausbau in Ihrem Tempo
Lieber direkt? Schreiben Sie an info@heytalo.de.